Resposta direta
O representante legal da empresa: a pessoa que consta como responsável pelo CNPJ no cadastro da Receita Federal. O e-CNPJ carrega o CPF dessa pessoa, e é ela quem apresenta o documento e passa pela comparação facial. Sócio sem poderes de representação, contador, funcionário ou procurador não podem substituí-la.
Se a empresa tem mais de um administrador, qualquer um que conste na Receita como responsável pode fazer; o certificado sairá vinculado ao CPF de quem fez. Se o responsável cadastrado mudou e a Receita não foi atualizada, regularize antes de comprar.
Como saber quem é o representante legal
No "Comprovante de Inscrição e de Situação Cadastral" da Receita Federal, o campo de responsável (e, no QSA, o sócio-administrador) indica quem pode ser o titular do e-CNPJ. No MEI, é o próprio microempreendedor. Em sociedades, é o sócio-administrador ou o administrador designado no contrato social; em associações e condomínios, o presidente ou síndico registrado.
Por que o e-CNPJ tem um CPF dentro
O certificado de pessoa jurídica da ICP-Brasil identifica a empresa (CNPJ) e a pessoa física responsável por ele. Isso garante que toda assinatura feita com o e-CNPJ tenha um responsável humano identificado. É também por isso que a validação exige essa pessoa na câmera, e não qualquer sócio.
O que o representante precisa ter
- CNH ou RG com CPF, originais e válidos.
- CPF regular na Receita.
- Biometria facial em base oficial (gov.br, CNH ou Justiça Eleitoral); veja biometria facial.
- E-mail e celular próprios no pedido, porque o link e o certificado chegam neles.
O checklist completo está em documentos e requisitos.
Situações frequentes
- Troca de administrador não registrada. Atualize o contrato na Junta Comercial e o cadastro na Receita (Redesim) antes de comprar; veja CNPJ irregular.
- Representante no exterior. A empresa precisa de um responsável residente registrado na Receita, e é ele quem faz a validação; veja certificado para estrangeiro.
- Representante saiu da empresa depois da emissão. O e-CNPJ vinculado ao CPF dele deve ser revogado e um novo emitido com o novo responsável. Veja revogação.
- Contador quer fazer a validação. Não pode. O caminho é a procuração eletrônica no e-CAC com o e-CPF do contador.
Depois da emissão
O e-CNPJ pode ser instalado nos computadores da empresa e usado pelo financeiro, pelo faturamento ou pelo contador autorizado; a responsabilidade legal pelo uso continua sendo da empresa e do responsável. Instale só onde necessário e mantenha backup; veja usar em mais de um computador.
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